Uncategorized

Årsmelding for 2015

Bildet er fra dugnaden i høst. Jørn Arild Pettersen og Einar Solerød sjauer materialer til kledning av boden, som var et av de to store prosjektene i 2015. Det største prosjektet i fjor var omgjøringen av kjøkkenet med nye ovner takket være gaven fra Eidsberg Sparebank.Nytt kjøkken

Vi presenterer her årsmeldingen for 2015.
Styret har bestått av:
Leder: David Koht-Norbye
Nestleder: Rolf Kirkeby
Sekretær: David Koht-Norbye
Kasserer: Marius Nicolaisen
Styremedlemmer: Synnøve Bjørknes Lundeby
Christoffer Høie
Einar Solerød
Hans Joakim Dingtorp Hysestad
Varamedlemmer: Gunnar Klerud
Varamedlemmene har vært kalt inn til styremøtene.
Styret har også hatt mye kommunikasjon via e-post, telefon og på dugnader.
Årsfesten ble avholdt tradisjonelt siste lørdag i januar. Det var ca 180 deltagere. Det var en vellykket fest. Takk til fest-komiteen for vel gjennomført arrangement.

Ansvarsfordeling:
David Koht-Norbye har hatt ansvar for utleie av lokalene inkludert nøkler og organisering av dugnader.
Rolf Kirkeby har hatt ansvar for innkjøp, oppfølging og vedlikehold, samt tilrettelegging for auksjonene.
Synnøve Bjørkenes Lundeby har hatt ansvar for kiosklister og diverse oppfølging.
Jørn Atle Biltvedt og Christoffer Høie har hatt ansvar for istandsettingen av boden med utvendig kledning og nytt tak.
Hele styret har vært med som arbeidsledere under dugnadene, samt utført en betydelig dugnad ved flere anledninger.

Aktiviteter i perioden:
• Det har vært 72 utleier i perioden.
• Det har vært avholdt 15 auksjoner i perioden, dette gir oss inntekt fra utleie og kiosken.
• Strømforbruket til Grendehuset lå på kr 46 4342,- i 2015. Holder seg stabilt rundt 45 000 kroner.
• Vannforbruket 2015: 448 m3, 2014: 453 m3, 2013: 401 m3, 2012: 357 m3.
• Heidis vaskeservice har stått for renholdet i 2015 fram til 1. desember. Da overtok Andris Leitans vaskingen. Vi takker begge to for godt samarbeid og vel utført arbeid.
• Heen 4H bruker nå grendehuset til alle sine aktiviteter.
• Revidert avtale med Lundsrud auksjon om leie av lokalene.
• Heen Bygdekvinnelag har flere av sine møter i år i grendehuset.
• Organisert dugnader. Ca. 40 personer har deltatt og utført ca. 600 timer dugnad med snekring, maling utvendig og innvendig, hovedrengjøring om våren, snørydding, montering av snøfangere, regnskapsføring og kioskvakter.
• Vi søkte Eidsberg Sparebank om 125.000 kr til utskifting av den gamle, trege komfyren og en moderne kombidamper som gjør kjøkkenet vårt til distriktets mest effektive og moderne blant utleielokaler i Indre Østfold. Styret gjennomførte en større dugnad med omorganisering av skapene i kjøkkenet for å få plass til kombidamperen.
Vi fikk et bra oppslag i Smaalenenes Avis med velfortjent honnør til sparebanken for det flotte bidraget til bygdas storstue. Ekstra hyggelig er det å få ros fra de som har hatt ansvar for matlaging og servering på arrangementer etter det nye utstyret var på plass.
• Byråkratiet ønsker kontroll på meste. I høst fikk vi krav om HMS dokumentasjon i forhold til det elektriske opplegget i grendehuset. Vi fikk ros for at tilstanden var bra og ut de utbedringene og endringene vi har gjort i løpet snart 35 år, er utført fagmessig. Men holder ikke. Det utfordrende er når det kommer til dokumentasjon. Dugnad er fine greier, men det holder at vi har hatt flinke elektrikere til å bistå oss med nytt ventilasjonsanlegg for noen år siden og nå sist behov for nye kabler og ny, egen kurs for kombidamperen. Vi må dokumentere at dette er utført av autorisert installatør, og det betyr at et firma påtar seg ansvaret for el-opplegget i grendehuset. Vi har derfor inngått en samarbeidsavtale med Kreativ Elektro som etter en befaring av anlegget krever noen justeringer. Hvert 3. år vil de komme for å kontrollere at alt er i orden. I tillegg må vi heretter dokumentere regelmessig at våre egne folk har sett etter at anlegget fungerer og at det ikke er skjedd ting som kan ha skadet anlegget. Dette gjøres etter en risikoanalyse vi har gjennomført som grunnlag for en handlingsplan for egenkontrollering i tillegg til autorisert kontroll.

• Vi har laget informasjonsbrosjyre om grendehuset med fokus på å fortelle om vår kapasitet og muligheter for små og store arrangementer, oppmuntre til verving av medlemmer, registrering av epostadresser og mobilnummer hos dagens medlemmer. Styret sto for utsending lokalt i alle postkassene i Eidsberg, Trømborg og Folkenborg. Brosjyrene ligger dessuten hos vår samarbeidspartner Eidsberg Sparebank og hos begravelsesbyråene.
• Etter pålegg fra kommunen har vi bygd om kummen ved inngangen for inspeksjon og staking av avløpsvannet. Opplegget skal nå være tett i forhold til overflatevannet, som er en utfordring for oss. Vi har en dialog med kommunen etter som grendehuset i 1978 søkte om og fikk tillatelse til å koble avløpene på det kommunale nettet fra skolen. Et eller annet er feil på avløpet for overflatevannet fra skolen, og det gjør at vi får oversvømmelser på p-plassen og rundt inngangen når det er kraftig regnvær. Vi er bekymret for at grunnvannstanden skal stige og påvirke telen rundt ringmuren. I 35 år har vi klart å unngå at muren tvert gjennom hele huset har sprukket, og det jobber vi at ikke skal skje pga. vannivået rundt huset.
• To toaletter har vi måttet skifte etter som det er vanskelig og dyrt å skaffe nye deler.

Økonomi
Årets regnskap gir oss et underskudd på kr 64 550,70, og det har sin helt naturlige forklaring. Rent driftsmessig viser regnskapet et lite overskudd på ca. 10 000 kr. Det er i 2015 utførte mange og nødvendige, større investeringer og vedlikehold takket være betydelig støtte og bruk egne midler:
• Eidsberg Sparebank har bevilget 125.000 kr til nye komfyrer på kjøkkenet.
• Boden er kledd inn og malt. Det kostet oss ca. 20.000 kr.
Samlet er det brukt vel 213.000 kroner til disse tiltakene av en total omsetning på nesten kr 408.000,-. Grendehuset har, som nevnt, mottatt 125.000 kroner i gaver/støtte og det betyr at vi har bruk 78.000 kroner av egne midler på tiltak vi vil ha stor glede av i framtida.

Styret ser på dette som helt nødvendige tiltak for å være et moderne forsamlingslokale i konkurransen med flere gode lokaler i Eidsberg. Fortsatt er Kirkeby Grendehus det største og mest fleksible selskapslokalet i regionen når en ser bort fra bruken av idrettshallene.

Nye oppgaver og prosjekter:
• Stor vårdugnad både ute og inne før 17. mai
• Lakkere gulvene i peisestue og møterom
• Løse frostfritt avløp fra varmepumpa i peisestua
• Få kommunen til å ordne avløpet for overflatevannet fra skolen, idrettslaget og grendehuset
• Skifte utløpevask i vaskerommet
• Finne midler til steinlegging av uteområdene ved inngangen

Leiepriser i neste periode:
Styret foreslår at leieprisene for neste periode blir uendret.

Medlemskap
Medlemskap i grendehuset er livsvarig hvis en ikke ønsker å avslutte det. Per i dag koster det minimum 500 kroner å melde seg inn. Det er frivillig å betale mer.