Utstyrt for 275 gjester – les årsmeldingen

Takket være midler fra Grini-stiftelsen har Kirkeby grendehus nå alt av glass, dekketøy og bestikk for å ta i mot 275 gjester til bords. Les mer om et hendelsesrikt år i årsberetningen vår. Mandag 11. mars kl 19.00 er det årsmøte i Kirkeby grendehus. Møt opp på årsmøtet, oppfordrer styret.

Styret i 2018 har bestått av:
Leder: David Koht-Norbye
Nestleder: Christoffer Høie
Sekretær: David Koht-Norbye
Styremedlemmer: Camilla Anthonsen, Ole Christian Heller, Jørn Arild Pettersen, Vilde Hallgren Bodal
Varamedlemmer: Sara Camilla Heer og Stina Davidsen Aarsland
Varamedlemmene har vært kalt inn til styremøtene.

Det har i 2018 vært fire styremøter og det er protokollert 24 saker.
Styret har også hatt kommunikasjon via e-post, telefon og på dugnader.

Etter som vi ikke fikk valgt kasserer i styret, har Lisbet Milli fungert som kasserer. Regnskapet føres av Hanne Brattås.

Vi oppnevnte i 2016 en kjøkkenkomite til å bistå oss med rengjøring og diverse oppgaver, som fortsatte med det i 2018. Medlemmer:
Synnøve Biltvedt, Reidunn Fundingsrud og

Glass og tallerkner pakkes ut og vaskes av styremedlemmene Ole Christian Heller og Vilde Hallgren Bodal.Harriet Aas

Rolf Kirkeby er fortsatt med som tilrettelegger for auksjonene og annet forefallende arbeid.
En stor takk også til alle som har bidratt med kioskvakter, snørydding og annen dugnadsinnsats.

Etter mange år med store problemer med overvannet og dreneringen vekk fra grendehuset, fikk vi løst det meste samtidig med steinleggingen i 2017. Som bildet viser tar ikke kummen ved grusbanen unna når det styrtregner. Etter en god dialog med kommunen fikk vi avtalt at kommunen dekket kostnaden med å lage en åpenrenne fra kummen mellom grusbanen og p-plassene bort til skogen og videre nedover i delet mellom Prestegårdsskogen og grendehuset. Vi fikk samtidig lagt nye drensrør fra takrennene på østsiden av huset.

Da tørkesommeren ga seg, fikk vi sådd til skadene etter drenering på østsiden av huset og områdene vi aldri fikk sjanse til å sådd i 2017 etter dreningsarbeidene og fjerningen av en del trær. Nå kommer det fin, grønn plen overalt.

Årsfesten ble avholdt tradisjonelt siste lørdag i januar. Det var ca. 180 deltagere. Det var en vellykket fest. Takk til festkomiteen for vel gjennomført arrangement. Vi etabler en ny rutine i fjor ved at det ble ikke sendt ut skriftlig innbydelse til alle våre vel 525 medlemmer, fordi portoen har blitt så dyr, mange bor langt vekk og andelen eldre som ikke deltar lenger på festene. Invitasjon til festen har blitt kunngjort på Facebook. Vi har ca. 150 medlemmer registrert med e-post adresser, og de fikk sammen med stifterne i det første styret, tidligere ledere og faste, eldre festdeltakere skriftlig innbydelse.

Ansvarsfordeling:
David Koht-Norbye har hatt ansvar for utleie av lokalene inkludert nøkler og organisering av dugnader.
Rolf Kirkeby har hatt ansvar for innkjøp og oppfølging av huset, samt tilrettelegging for auksjonene.
Jørn Arild Pettersen har hatt ansvar for kiosklister og diverse oppfølging.

Aktiviteter i perioden:
• Det har vært 70 utleier i perioden. Heen 4H har en fastprisavtale for hele året, bruken telles dag for dag. Dessuten har vi leid ut bord, stoler og dekketøy til 7 arrangementer.
• Det har vært avholdt 15 auksjoner i perioden, og det gir oss inntekt fra både utleie og kiosken.
• I løpet av fem uker ble arrangert 3 juletrefester og julerelaterte opplegg.
• Etter initiativ fra Eidsberg IL har vi med stort hell arrangert 2 bygdequiz kvelder, og det er planlagt flere i 2019. Artig at så mange lag stiller fra de ulike grendene og lokale konstellasjoner.
• Ca. 40 personer har deltatt og utført ca. 700 timer dugnad med tilsåingen av plenene, forberedelser og opprydding knyttet til auksjoner, hovedrengjøring om våren, snørydding, kasserer og regnskapsføring.
• Strømforbruket til Grendehuset lå på 60.365 kWh i fjor og det kostet oss 76.600 kr mot 93.400 kr i 2017.
• Vannforbruket 2018: 578 m3 mot 140 m3 i 2017 og 194 m3 i 2016. Det høye forbruket i fjor skyldes at idrettslaget brukte vannkrana på grendehuset til vanningen av gressbanen i den voldsomme tørkesommeren; i alt 400 m3 ble brukt til å holde gressbanen i orden.
• Marthe Elise Bye har stått for renholdet siden 2016. Vi takket for godt samarbeid og vel utført arbeid.
• Heen Bygdekvinnelag har flere av sine møter i grendehuset.
• Styret har dessuten ved et par anledninger vasket stoler som er blitt tilgriset på arrangementer.

Økonomi

Årets regnskap gir oss et overskudd på kr 23.100,-, og det har sine helt naturlige forklaringer.
Takket være bra utleie og gode inntekter på kiosken når det er auksjon, går driften omtrent i balanse med et positivt bidrag.
En ekstra stor takk til familien Biltvedt som sørget for at ca. 29.000 kr tilkom grendehuset da de oppfordret til å gi bidrag til grendehuset i stedet for blomster til begravelsen av vår trofaste medhjelper i mange år, Thor Biltvedt, som så hastig gikk bort rett før jul.
Vi sitter dessuten igjen med noen kroner etter gaven fra Grinistiftelsen, som vi ennå ikke har brukt opp fullt ut.
Takk til dere som bidro med nesten 3.000 kr gjennom grasrotandelen av tippingen.

Strømkostnadene derimot har gått opp vesentlig fra noen år tilbake. Vi klarte å redusere kostnadene noe forhold til året før, men dette er den største kostnaden vår og det er ventet høye strømpriser også neste år.
Inntektene fra vasking går omtrent opp i opp med kostnadene. Første halvår var renholderen ansatt fram til hun etablerte egen næringsvirksomhet fra juli.

Vi søkte Grinistiftelsen om 25.000 kr til innkjøp dekketøy, glass og bestikk slik at vi har til å dekke til 275 mennesker, samt supplering av kaffekanner og annet kjøkkenutstyr. Det meste ble kjøpt inn før jul.

Virksomheten er svært sårbare ettersom hoveddel av inntektene kommer fra de mange auksjonene og kiosksalget på disse.

Nye oppgaver og prosjekter:
• Maling av veggene på toalettene
• Rive den gamle telefonbua og male deler av vestibylen
• Stor vårdugnad både ute og inne før 17. mai.
.
Leiepriser i neste periode:
Styret foreslår at leieprisene for neste periode blir uendret. Utleieprisene på glass, bestikk, dekketøy, bord og stoler foreslås justert fra 2019, men er fortsatt vesentlig rimeligere enn hva andre tar.

Medlemskap
Medlemskap i grendehuset er livsvarig hvis en ikke ønsker å avslutte det. Per i medlemskontingenten minimum 500 kroner å melde seg inn. Det er frivillig å betale mer.

Glass og tallerkner pakkes ut og vaskes av styremedlemmene Ole Christian Heller og Vilde Hallgren Bodal.